home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / RCCD17.ZIP;1 / RCCD17.BCF / RCCDONOR.DOC next >
Encoding:
Text File  |  1979-11-30  |  103.0 KB  |  2,637 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                  r . c . c
  9.                                  D O N O R
  10.  
  11.                                 Version 1.7
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                           Donation Tracking System
  18.  
  19.                    (C) Copyright 1991, 1992 by Alan Irwin
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.                                  Alan Irwin
  47.                          Irwin Computer Engineering
  48.                                 PO Box 1748
  49.                              Goleta, CA  93116
  50.                                (805)564-2400
  51.                                CIS 71370,1513
  52.  
  53.  
  54.                                September 1992
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.                            DISCLAIMER OF WARRANTY
  63.  
  64. THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE SOLD "AS IS" AND WITHOUT WARRANTIES AS TO
  65. PERFORMANCE OF MERCHANTABILITY OR ANY OTHER WARRANTIES WHETHER EXPRESSED OR
  66. IMPLIED.  BECAUSE OF THE VARIOUS HARDWARE AND SOFTWARE ENVIRONMENTS INTO
  67. WHICH THIS PROGRAM MAY BE PUT, NO WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR
  68. PURPOSE IS OFFERED.
  69.  
  70. GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE THOROUGHLY
  71. TESTED WITH NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.  THE USER MUST ASSUME
  72. THE ENTIRE RISK OF USING THE PROGRAM.  ANY LIABILITY OF THE SELLER WILL BE
  73. LIMITED EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE PRICE.
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.               _______
  79.          ____|__     |               (R)
  80.       --|       |    |-------------------
  81.         |   ____|__  |  Association of
  82.         |  |       |_|  Shareware
  83.         |__|   o   |    Professionals
  84.       -----|   |   |---------------------
  85.            |___|___|    MEMBER
  86.  
  87.  
  88. rccDONOR is a "shareware program" and is provided at no charge to the user
  89. for evaluation. I encourage you to share it with other organizations, but
  90. please do not give it away altered or as part of another system. The
  91. essence of "user-supported" software is to provide personal computer users
  92. with quality software without high prices, and yet to provide incentive for
  93. programmers to continue to develop new products.
  94.  
  95. If you find this program useful and find that you are using rccDONOR and
  96. continue to use rccDONOR after a reasonable period of time, you must make a
  97. registration payment of $100.00 to Irwin Computer Engineering. The $100.00
  98. registration fee will license one copy for use on any one computer at any
  99. one time. You must treat this software just like a book. An example is that
  100. this software may be used by any number of people and may be freely moved
  101. from one computer location to another, so long as there is no possibility
  102. of it being used at one location while it's being used at another. Just as
  103. a book cannot be read by two different persons at the same time.
  104. Site-License arrangements may be made by contacting Irwin Computer
  105. Engineering. Please refer to the file REGISTER.DOC for further registration
  106. information and a registration form. A registration form also appears in
  107. Chapter 10 of this manual, or a form can be generated from the Info. on
  108. rccDONOR task of the Utility menu.
  109.  
  110. Anyone distributing rccDONOR for any kind of remuneration must first
  111. contact Irwin Computer Engineering for authorization. This authorization
  112. will be automatically granted to distributors recognized by the (ASP) as
  113. adhering to its guidelines for shareware distributors, and such
  114. distributors may begin offering rccDONOR immediately (however Irwin
  115. Computer Engineering must still be advised so that the distributor can be
  116. kept up-to-date with the latest version of rccDONOR). Please refer to the
  117. the files VENDOR.DOC and SYSOP.DOC included with the distribution package.
  118.  
  119. You are encouraged to pass a copy of rccDONOR along to other non-profit
  120. organizations for evaluation. Please encourage them to register their copy
  121. if they find that they can use it. All registered users will receive:
  122.  
  123.      - a copy of the latest version of the rccDONOR system
  124.      - a printed, bound copy of the manual
  125.      - extensive support (see Chapter 10)
  126.      - a subscription to "For What It's Worth", a newsletter of tips and
  127.           ideas for fundraising using rccDONOR
  128.  
  129.                                   CONTENTS
  130.  
  131.  
  132. 1  Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  133.      Target Audience  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  134.      How to Use This Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  135.      Key Conventions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  136.  
  137. 2  Getting Started  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  138.      System Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  139.      Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  140.      Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  141.  
  142. 3  Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  143.      Basic File Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  144.      Basic Screen Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  145.      Editing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  146.  
  147. 4  Main Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  148.      Quit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  149.  
  150. 5  Edit Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  151.      Mail List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  152.      Zip Codes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14
  153.      Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  154.      Codes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  155.      Searching  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  156.  
  157. 6  Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  158.      Basic Report Prompt  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  159.      Direct Output to Screen, Printer, or File  . . . . . . . . . . .    19
  160.      Filter Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  161.      Mail List Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  162.      Labels/Pledge Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  163.      Donor Profile  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  164.      Events Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  165.      Word Processor Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  166.      Zip Code Counts  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  167.  
  168. 7  Log (Event)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  169.      Select Event Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  170.      Event Log Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  171.      Print Event Log  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  172.      Word Processor Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    28
  173.      Value Received Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    29
  174.  
  175. 8  Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    30
  176.      Option Values  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    30
  177.      Create/Convert Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    31
  178.      Reindex Data Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    31
  179.      Field Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    31
  180.      Validate Data  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  181.      Info. on rccDONOR  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  182.  
  183. 9  Filter Commands  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    33
  184.      Individual Criteria  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    33
  185.      Combining Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    34
  186.      Command Reference Summary  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  187.  
  188. 10  Shareware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  189.      Registering rccDONOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  190.      Where to Register  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  191.      Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  192.      Ombudsman  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  193.      RCCDONOR REGISTRATION FORM . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  194.  
  195.                               1  Introduction
  196.  
  197.  
  198. Welcome to the latest release of rccDONOR. This is a donation tracking
  199. system which can be used in a variety of ways. In its simplest form, this
  200. is a mailing list program used to track members of an organization or
  201. generate labels for a bulk mailing. But, when used fully, rccDONOR serves
  202. as a sophisticated donation tracking system and event support system.
  203.  
  204.  
  205. Target Audience
  206.  
  207. rccDONOR was developed and tested with small to medium sized non-profit
  208. organizations, specifically a rape crisis center in California (that's
  209. where the name came from) and a battered women's shelter in Pennsylvania.
  210. Both groups were new to computerization. Traditional donation tracking
  211. systems were priced too far out of their operating budget and seemed to be
  212. aimed at much larger organizations. rccDONOR is meant to provide the power
  213. of a donation tracking system at a price which a struggling non-profit can
  214. afford, and it is marketed by the shareware method so that an agency can
  215. "try before buy". There is a more complete discussion of shareware in
  216. Chapter 10.
  217.  
  218.  
  219. How to Use This Manual
  220.  
  221. The manual is written to closely follow the menu command structure seen
  222. while operating the software. Later, a tutorial and common usage manual
  223. will be provided to registered users.
  224.  
  225. Also, a "context sensitive help system" is provided. This means that at
  226. most times, you can press the [F1] key to get a brief description of what
  227. you can do (or are expected to do) at the current step of the program.
  228.  
  229.  
  230. Key Conventions
  231.  
  232. Within this manual, the following font conventions will be used. When a
  233. basic key on the keyboard is described (such as pressing the key for the
  234. letter y), it will be shown as Y. When a special key is described (such as
  235. one of the function keys either at the top or on the side of the keyboard),
  236. it will be shown as [F1]. The ^ character is used to mean that the control
  237. key is held down while the next key is pressed. The Control-C key sequence
  238. will be displayed as ^C. And, a control key sequence for a special key is
  239. represented as ^[F1].
  240.  
  241. When the computer is asking for a bunch of text to be entered (such as when
  242. the program must be started from the DOS prompt), the computer prompt will
  243. be shown as C:\> and the response you type will be displayed as rccdonor.
  244. To simplify a description, you may be shown the prompt and response
  245. together, such as:
  246.  
  247.      C:\> rccdonor
  248.  
  249. The names of files will be shown as RCCDONOR.EXE
  250.  
  251.  
  252.                        1  :  Chapter 1  Introduction
  253.  
  254.                              2  Getting Started
  255.  
  256.  
  257.  
  258. System Requirements
  259.  
  260. The following is a list of requirements to run rccDONOR.
  261.  
  262. IBM PC/XT/AT/386/486
  263. DOS 3.3 or higher
  264. 512K Memory
  265. Floppy Disk
  266. Hard Drive (optional but highly recommended)
  267.  
  268. Also, the CONFIG.SYS file must be checked or altered to allow at least 30
  269. files:
  270.  
  271.      FILES=30
  272.  
  273. and the AUTOEXEC.BAT needs to include the statement:
  274.  
  275.      SET CLIPPER=F30
  276.  
  277. During installation, the INSTALL program (see below) will check for both of
  278. these lines in the proper files and add them if necessary.
  279.  
  280.  
  281. Installation
  282.  
  283. There are two methods of installing rccDONOR, depending on the source and
  284. type of distribution files you received. If you downloaded the distribution
  285. file from a bulletin board service (BBS), then you should follow the
  286. instructions under ZIP INSTALLATION, below. If you received rccDONOR on a
  287. disk, then follow the instructions under BCF INSTALLATION.
  288.  
  289.  
  290. A. ZIP Installation
  291.  
  292. If you downloaded a file from a BBS, then you probably received a single
  293. file named RCCD17.ZIP (where 17 identifies the version 1.7). This file
  294. contains the programs, documentation, and support files compressed into a
  295. single package.
  296.  
  297. If this is the first time you are installing rccDONOR, then create a
  298. subdirectory for the rccDONOR system and move the ZIP file into that
  299. directory. If you are upgrading from a previous version of rccDONOR, then
  300. move to the directory in which you have the current version.
  301.  
  302. Unpack the file using a ZIP decompression utility such as PKUNZIP. If you
  303. are upgrading your version of rccDONOR and you are using PKUNZIP, then
  304. answer YES (press the Y key) for every file it asks you to overwrite.
  305.  
  306. Now, continue with the next section, titled BCF INSTALLATION, below.
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.                                2  :  rccDONOR
  312.  
  313. B. BCF Installation
  314.  
  315. If you received a floppy disk with a distribution copy of rccDONOR, or
  316. after unpacking the ZIP file, there should be 10 files. They are:
  317.  
  318. FILE_ID.DIZ    A text file following a standard format for describing
  319.                rccDONOR for use on BBS systems.
  320.  
  321. READ.ME        Important last minute information.
  322.  
  323. PACKING.LST    A list of all the files in this package.
  324.  
  325. VENDOR.DOC     Information and restrictions for disk vendors, distributors,
  326.                user groups, and more.
  327.  
  328. SYSOP.DOC      Information for Bulletin Board System distribution.
  329.  
  330. DESCRIBE.DOC   Sample descriptions for catalogs, BBSs, etc.
  331.  
  332. REGISTER.DOC   Registration information and order form.
  333.  
  334. HISTORY.DOC    rccDONOR Upgrade History
  335.  
  336. INSTALL.EXE    rccDONOR installation program
  337.  
  338. RCCD17.BCF     The complete rccDONOR execution set in a compressed format
  339.  
  340. Switch to the drive where these files are located and then type
  341.  
  342.      INSTALL
  343.  
  344. followed by the [ENTER] key. This starts the installation procedure. Answer
  345. the questions you are asked and rccDONOR will be installed automatically.
  346. If you are upgrading your version of rccDONOR, the installation program
  347. will replace the necessary files.
  348.  
  349. The following files will be created by the installation:
  350.  
  351.      RCCDONOR.EXE
  352.      RCCHELP.DBF
  353.      RCCHELP.DBT
  354.      RCCHELP.NTX
  355.      RCCDONOR.DOC
  356.      RCCTY1PF.WP5
  357.      RCCTY5PF.WP5
  358.      RCCTY1PF.MW5
  359.      RCCTY5PF.MW5
  360.  
  361. Now start the program by entering:
  362.  
  363.      C:\RCCDONOR> rccdonor
  364.  
  365. You will end up in the main menu display. The first step you must take is
  366. to create or update your data files.
  367.  
  368.  
  369.  
  370.                       3  :  Chapter 2  Getting Started
  371.  
  372. First, press the U key (for the Utilities menu). Then press C (for the
  373. Create Data Files task). You will be shown a list of the data files used by
  374. rccDONOR and the current status of each. If you are installing rccDONOR for
  375. the first time, all of them need to be created. If you are upgrading from a
  376. previous version of rccDONOR, then some of the data files may not need any
  377. action, some of the files may need to be converted, and some of the files
  378. may need to be created. You will be told which is which. Before any file
  379. name which needs to be created or converted is a box which indicates
  380. whether you request an action for that file. Make sure each box is marked
  381. with a 'Y'. Press the Y key at each box to set them. Then, at the bottom of
  382. the screen is a question whether to perform these actions. Mark this box
  383. 'Y' in the same way. The program will go off and create or convert data
  384. files for each of the data sets. Any newly created data sets will start out
  385. empty. Those data sets converted to a new format will go through a process
  386. of automatically converting the data to the new format. The original
  387. version of each file will be left on the disk as a back up.
  388.  
  389. If you are installing the rccDONOR program for the first time, you must
  390. next customize this system for your computer. Press the [ESC] key leave the
  391. file creation task. Press O (for the Options Values task). There are two
  392. values which need to be set. First, press the E key to change the system
  393. title. Enter the name of your organization and press [ENTER]. Next, press
  394. the S key to select your printer. For a first time installation, you will
  395. be told that there is no printer file and asked whether to create one.
  396. Press Y. You will then be shown a list of available printers. Select a
  397. printer closest to the one you use. If none are acceptable, select the NONE
  398. option for now. Later, you can add a description for your printer (the
  399. instructions for doing this are listed later in this manual, under the
  400. UTILITIES section.
  401.  
  402. The basic installation of the system has been completed. Press the [ESC]
  403. key to leave this task, press the [ESC] key again to leave the Utilities
  404. menu, and press [ESC] again to leave the program. You will be asked whether
  405. you truly want to leave the program. Press the Y key to finally exit back
  406. to the C: prompt.
  407.  
  408.  
  409. Files
  410.  
  411. At this stage, all the necessary files for the rccDONOR system reside on
  412. your disk. They are:
  413.  
  414. RCCDONOR.EXE   The rccDONOR program.
  415. RCCHELP.DBF    Help data file.
  416. RCCHELP.DBT    The help text file.
  417. RCCHELP.NTX    The index for the help system.
  418. RCCPRNTR.DBF   Set up string for some printer choices.
  419. RCCPUB.MEM     Variable settings for this installation
  420. RCCMAIL.DBF    The basic mailing list data
  421. RCCMID.NTX     The mailing list index by Donor ID
  422. RCCMNAME.NTX   The mailing list index by last name
  423. RCCMZIP.NTX    The mailing list index by zip code
  424. RCCMORG.NTX    The mailing list index by organization
  425. RCCZIP.DBF     The basic zip code data
  426. RCCZIP.NTX     The zip code index by zip code
  427.  
  428.  
  429.                                4  :  rccDONOR
  430.  
  431. RCCSOLIC.DBF   The solicitation data
  432. RCCSOLIC.DBT   Notes save for each donor
  433. RCCSID.NTX     The solicitation index by Donor ID
  434. RCCDITEM.DBF   The donation data
  435. RCCDITEM.NTX   Donation index by Donor ID
  436. RCCDEVNT.NTX   Donation index by event and number
  437. RCCEVENT.DBF   The event data
  438. RCCEVENT.NTX   Event index by event code
  439. RCCCODES.DBF   Donor and donation codes
  440. RCCCODES.NTX   Codes index by type and code
  441. RCCDONOR.DOC   An ASCII file of the documentation
  442.  
  443. The following sample files can be used for creating mail merge letters:
  444.  
  445. RCCTY1PF.WP5   Sample WordPerfect 5.1 merge file
  446. RCCTY5PF.WP5   Sample WordPerfect 5.1 merge file
  447. RCCTY1PF.MW5   Sample Microsoft Word merge file
  448. RCCTY5PF.MW5   Sample Microsoft Word merge file
  449.  
  450. Also, from time to time a temporary file is created in the normal course of
  451. operating rccDONOR. If you should see one of these files in the directory,
  452. do not worry. The file will be properly dealt with by rccDONOR. These file
  453. names are:
  454.  
  455.      RCCATMP.DBF
  456.      RCCATMP.NTX
  457.      RCCSTOT.DBF
  458.  
  459. Finally, you may see files which you have optionally created during your
  460. operation of rccDONOR. For instance, you can cause a report to be sent to a
  461. file of your own choosing rather than to the printer. These file do not
  462. affect the operation of rccDONOR, and they may be deleted.
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.                       5  :  Chapter 2  Getting Started
  489.  
  490.                                 3  Overview
  491.  
  492.  
  493. This section will cover some of the basics about how to get around within
  494. the rccDONOR program.
  495.  
  496.  
  497. Basic File Definitions
  498.  
  499. The basic donation tracking information is contained in six files. The
  500. files are:
  501.  
  502.  
  503. A. RCCMAIL
  504.  
  505. This contains the basic mailing list information, including the name of the
  506. donor, the address, phone number, and category codes. This file is the core
  507. of the system and at its simplest, is a basic mailing list. However, all
  508. the other files link into this file so that you can track donation
  509. information about this donor and also what donors contribute to what
  510. events.
  511.  
  512.  
  513. B. RCCZIP
  514.  
  515. The city and state information for each donor could take up a lot of room.
  516. To save space, the city and state components of the address for a donor in
  517. the mailing list are derived from the zip code. This file lists each zip
  518. code and what the city and state are for that zip code. There is a method
  519. for specifying more than one city for a basic 5 digit zip code. This list
  520. is created as you enter names into the mailing list. It is not a complete
  521. list of all possible zip codes.
  522.  
  523.  
  524. C. RCCSOLIC
  525.  
  526. Not all entries in the zip code file are donors (or potential donors) which
  527. you want to maintain extensive information on. Therefore, a separate file
  528. exists to hold the additional data used in solicitation campaigns. The
  529. information in this file is directly linked to the mailing list
  530. information, and potentially every individual in the mailing list can have
  531. a solicitation record. The specific information kept in the solicitation
  532. record is discussed later.
  533.  
  534.  
  535. D. RCCDITEM
  536.  
  537. This file holds information on each individual donation. The file holds
  538. data relevant to cash and item donations. Each donation is linked to a
  539. donor in the mailing list and to an event in the event list. This
  540. arrangement allows report to be made based on an individual donor's
  541. activity or a report on the donations made to an event.
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.                                6  :  rccDONOR
  548.  
  549. E. RCCEVENT
  550.  
  551. This file collects some general information about each event which an
  552. agency sponsors and for which it expects to receive donations. The
  553. information includes the budgeted amounts and a summary of the donations
  554. received. Reports can be generated based on each event.
  555.  
  556.  
  557. F. RCCCODES
  558.  
  559. Each entry in the mailing list can be marked with a set of 2 letter
  560. category codes. Also, each donation to an event can be marked with a 2
  561. letter code to categorize it within an event. The definitions for all of
  562. these codes are kept in this file.
  563.  
  564.  
  565. Basic Screen Definitions
  566.  
  567. The basic working screen of the rccDONOR system consists of five
  568. components. The very top line displays basic status information. The
  569. information may consist of the current data record within the overall data
  570. file, whether the current data record is to be deleted, or whether the
  571. editor is in insert mode or not. Also, any messages concerning the active
  572. operation of the program may be displayed to allow you to track the
  573. progress of the program.
  574.  
  575. The second line is the Main Menu line, which shows the primary work topics
  576. available in rccDONOR. When active, the main menu will produce drop down
  577. menus showing the possible tasks within the work topic. For instance, under
  578. the Edit Data main menu item there is a drop down menu which lists the
  579. files available for editing (Mail List, Zip Codes, Events, and Codes).
  580.  
  581. The bottom line is a description of what some basic keys will do. This list
  582. will change based on the active keys available at each point in the
  583. program.
  584.  
  585. Between these information lines is the work area, surrounded by a double
  586. box. The topmost line of this area is the title line for the user. This
  587. title is entered into the system using the Utilities, Setup command. Below
  588. the title is the activity currently being performed. The bottom line of the
  589. work area is a prompt line for the activity being performed.  Typically,
  590. pressing a key will cause some activity important to the current task to be
  591. performed, and these are listed on the bottom line. Finally, within the
  592. work area is the data used by the selected task.
  593.  
  594. Each screen follows this basic format, although the information displayed
  595. varies between applications.
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.                          7  :  Chapter 3  Overview
  607.  
  608. Editing
  609.  
  610. Data is entered into new records, and old records are changed by the
  611. editor. When the editor is active, data fields are surrounded by brackets
  612. (the [ and ] characters) and the values in the data fields are bold. The
  613. blinking cursor also appears and indicates where the next entered character
  614. will be put. All the cursor keys are active and move you around the screen
  615. in the following manner
  616.  
  617. Right Arrow    [RIGHT]   move one character right
  618. Left Arrow     [LEFT]    move one character left
  619. ^Rt Arrow      ^[RIGHT]  move one word right
  620. ^Lf Arrow      ^[LEFT]   move one word to the left
  621. Up Arrow       [UP]      move to the previous field
  622. Down Arrow     [DOWN]    move to the next field
  623. Page Down      [PGDN]    Exit the editor
  624. Page Up        [PGUP]    Exit the editor
  625. Home           [HOME]    Move to the start of field
  626. End            [END]     Move to the end of field
  627. ^Home          ^[HOME]   Move to the first field
  628. ^End           ^[END]    Move to the last field
  629. Insert         [INS]     Switch insert & overwrite
  630. Delete         [DEL]     Delete character at cursor
  631. Backspace      [BKSP]    Delete char. before cursor
  632. ^W             ^W        Exit & keep changes
  633. Esc            [ESC]     Exit editor & lose changes
  634. Enter          [ENTER]   Finish this field, to next
  635.  
  636. When you reach the last field, pressing ENTER will leave the editor.
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                                8  :  rccDONOR
  665.  
  666.                                 4  Main Menu
  667.  
  668.  
  669. Along the top of the screen is the main menu bar listing all the active
  670. topics. When active, pressing the [LEFT] and [RIGHT] arrow keys will move
  671. the cursor between the main topics. Select a topic by pressing the [ENTER]
  672. key when the topic is highlighted. You will then see a 'Drop Down Menu'
  673. listing the possible actions you can take within that topic.
  674.  
  675. You can also select a topic by pressing the first letter of that topic
  676. name. For instance, you can select the Reports topic by pressing the R key.
  677.  
  678. These are the topics:
  679.  
  680. Edit Data      All the mailing list and donation information can be edited
  681. Reports        The mailing list, labels, donor profiles, and other reports
  682. Log (Event)    Routines to edit and report on donations organized by event
  683. Utilities      Set system options, reindex files, create data files, or
  684.                convert data from older versions
  685. Quit           Leave this program, return to DOS
  686.  
  687. Most of these topics are discussed in their own sections. However, the
  688. process to quit the program is discussed below.
  689.  
  690.  
  691. Quit
  692.  
  693. To quit from rccDONOR and return to DOS, you can select the Quit option
  694. from the main menu, or you can press the [ESC] key from the main menu. In
  695. both cases you will be asked to confirm that leaving rccDONOR is your
  696. intent. You must press Y to finally leave rccDONOR and return to DOS
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.                          9  :  Chapter 4  Main Menu
  724.  
  725.                                 5  Edit Data
  726.  
  727.  
  728. There are four main tasks which you can perform under the Edit Data topic.
  729. These tasks become available from a 'Drop Down Menu' when the Edit Data
  730. topic is selected from the Main Menu. You can select a task by using the
  731. [UP] and [DOWN] arrow keys to move the cursor over the desired task and
  732. then pressing the [ENTER] key. Or, you can press the first letter of the
  733. desired task, such as pressing the Z key to edit the Zip Codes.
  734.  
  735. The four tasks are:
  736.  
  737. Mail List Edit Edit the mailing list, donation, and solicitation
  738.                information
  739. Zip Code Edit  Edit the Zip Code data
  740. Events Edit    Edit information about a fundraising event or campaign
  741. Codes Edit     Edit the codes used to label Mail List categories and
  742.                Donation Item categories
  743.  
  744.  
  745. Mail List
  746.  
  747. A. Mail List Table
  748.  
  749. This mailing list is provided in a table format to allow quick comparison
  750. and selection of entries. The list can be ordered in one of four ways.
  751. Normally, the list is in alphabetical order by last name, but you can also
  752. list by Donor ID, by Zip Code, or alphabetically by organization. Pressing
  753. the [F5] key will show you the list of sort orders you may choose from.
  754. Highlight the order you want with the cursor bar and press the [ENTER] key.
  755. The current sort order is displayed at the top of the screen, next to the
  756. current task.
  757.  
  758. Initially, the donor id, first name, last name, and organization of each
  759. entry can be seen. By using the [LEFT] and [RIGHT] arrow keys, you can move
  760. between the field columns. More fields are available to the right of the
  761. screen and can be seen by continually pressing the right arrow key. You can
  762. move an entire screen at a time by pressing ^[RIGHT] and ^[LEFT]. ^[HOME]
  763. will take you to the furthest left field (Donor) and ^[END] will take you
  764. to the furthest right field (Category).
  765.  
  766. The cursor bar can be moved between mail list entries by using the [UP] and
  767. [DN] arrow keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block
  768. of entries. By pressing ^[PGUP] you will be taken to the first entry.
  769. ^[PGDN] will take you to the last entry.
  770.  
  771. You can search for a specific entry by entering the name or Donor ID of an
  772. entry. The methods of searching for an entry are discussed at the end of
  773. this section.
  774.  
  775. You can mark an entry to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing it
  776. again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  777. indicator will be shown in the upper right.
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.                               10  :  rccDONOR
  783.  
  784. You can add an entry by pressing the [INS] key. A blank entry will be added
  785. and you will be put into the basic mail list entry screen, ready to enter
  786. the new information.
  787.  
  788. Pressing the [ENTER] key or the + key will move you to the basic data entry
  789. screen for the mailing list. Pressing the - key will take you to the
  790. donations list for this mailing list entry.
  791.  
  792.  
  793. B. Mail List Basic
  794.  
  795. The mailing list data is edited one record at a time on the full screen.
  796. All the basic information is listed here. At the top of the data screen, a
  797. unique ID number has been assigned to each mailing list entry. This is
  798. assigned automatically, and is displayed only. Also, at the right of the
  799. screen is the current date, the date this entry was created (Date Added),
  800. and the last date this entry was changed (Last Edit). All of this
  801. information is displayed only and cannot be directly edited.
  802.  
  803. The data fields to be entered and edited are:
  804.  
  805. Title          Such as Mr., Ms., Dr.
  806. First Name     First name and middle initial
  807. Last Name      Last name and titles such as DDS or Jr.
  808. Greeting       The name used for the salutation of a thank you letter
  809. Organization   Business or professional
  810. Address        Street address (or PO Box)
  811. Zip Code       The ZIP+4 code is entered here, and the city and state come
  812.                from the corresponding entry in the Zip Code file (see
  813.                discussion below)
  814. Home Phone     Home or nighttime phone number
  815. Work Phone     Work or daytime phone number
  816. Categories     A set of two letter codes separated by a dash (-) or a comma
  817.                (,) which label the categories this entry is part of. The
  818.                categories are derived from the codes entered in the codes
  819.                database, and the selected codes are displayed with their
  820.                meanings (below).
  821.  
  822. You can change these data fields by pressing the E key. The cursor will
  823. appear in the Title field, and you can switch between fields by pressing
  824. the [ENTER] key or the arrow keys. The city and state entries are derived
  825. from the 5 digit zip code entry (NOT the entire ZIP+4 entry). If the
  826. entered zip code is not in the zip code file, then you will be asked to
  827. enter the city and state to be linked to that zip code. If the zip code is
  828. already in the file, then you will be shown a list of all the cities
  829. already linked to that zip code and asked to pick one of them or to select
  830. a new entry. Whenever a new zip code entry must be made, you will enter the
  831. city and state information after the phone numbers and category information
  832. is entered.
  833.  
  834. The category codes may be entered manually by typing in the two letter
  835. codes, separated with a comma. After the [ENTER] key is pressed, a list of
  836. all the codes is displayed, with an X marking all the codes currently
  837. assigned to this mail list entry. You may mark additional codes by moving
  838.  
  839.  
  840.  
  841.                         11  :  Chapter 5  Edit Data
  842.  
  843. the cursor bar over the desired code and pressing the [SPACE] bar. Pressing
  844. the [ENTER] key finishes the changes.
  845.  
  846. You can switch between entries by pressing [PGDN] (for the next entry) or
  847. [PGUP] (for the previous entry). ^[PGDN] will show you the last mail list
  848. entry. ^[PGUP] will show you the first entry.
  849.  
  850. The entries may be in one of four different orders. Normally, the list is
  851. in alphabetical order by last name, but you can also list by Donor ID, by
  852. Zip Code, or alphabetically by organization. Pressing the [F5] key will
  853. show you the list of sort orders you may choose from. Highlight the order
  854. you want with the cursor bar and press the [ENTER] key. The current sort
  855. order is displayed at the top of the screen, next to the current task.
  856.  
  857. By pressing the S key, you can search for an entry by the sort method
  858. currently active. If the list is in name order, then after requesting a
  859. search you will be asked for the first 10 characters of the last name, the
  860. first name, and the organization. If the order is by Donor ID, then you
  861. will be asked to enter a Donor ID to search for. The Zip Code order will
  862. ask you for a Zip Code, and the organization sort order will ask you for
  863. the first 10 characters of the organization and the last name.
  864.  
  865. You can mark an entry to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing it
  866. again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  867. indicator will be shown in the upper right of the screen.
  868.  
  869. You can add an entry by pressing the insert [INS] key. A blank entry will
  870. be added and you will be put into the basic mail list entry screen, ready
  871. to enter the new information.
  872.  
  873. Pressing the [ENTER] key or the + key will move you to the solicitation
  874. data entry screen for the mailing list. Pressing the - key will take you to
  875. the mail list table format.
  876.  
  877.  
  878. C. Solicitation
  879.  
  880. Additional information can be stored for a mail list entry. This
  881. information is geared towards donation requests. This information is
  882. optional and only stored for those entries where donation information is
  883. recorded, or when it is specifically requested.
  884.  
  885. The layout of the solicitation information is similar to the layout for the
  886. basic mailing list. The additional information consists of:
  887.  
  888. Total Donations       The sum of all donations attributed to this donor ID
  889. Last Donation         The date, amount, and event for the last donation
  890.                       from this donor
  891. Solicitor             The name of the person who is to ask this donor for a
  892.                       donation
  893. Requested Amount      The donation amount which is to be requested of this
  894.                       donor
  895. Notes                 Miscellaneous information you want to keep about this
  896.                       donor
  897.  
  898.  
  899.  
  900.                               12  :  rccDONOR
  901.  
  902. If solicitation information already exists for a mail list entry, then the
  903. data is shown on the screen and you are allowed to edit the data. If there
  904. is currently no solicitation record for this mail list entry, then
  905. asterisks appear in place of the data, and you are only allowed to add a
  906. solicitation record for this donor.
  907.  
  908. You can move through the solicitation data in the same way you would the
  909. basic mail list. You may use the cursor keys or search for an entry based
  910. on the current sort order.
  911.  
  912. The information in the Notes field can be as long as you would like. This
  913. field will allow you to enter any notes you would like to keep about a
  914. donor. These notes could prove handy for any solicitation campaign you are
  915. planning. The potential size of the note is quite large and should allow
  916. you plenty of flexibility.
  917.  
  918. The note can be much larger than the display area shown. You can think of
  919. the display as a small window looking onto the note, very much like a word
  920. processor. The cursor keys will cause the note to scroll within the window.
  921. The [PGUP] and [PGDN] keys will scroll the note a full window at a time,
  922. and the [UP] and [DN] arrow keys will cause the window to scroll one line
  923. at a time when they are at the limits of the window. You finish editing the
  924. notes by pressing the [ESC] key (if you do NOT want to keep your changes)
  925. or the [F7] key (if you want to KEEP your changes).
  926.  
  927. Pressing the [ENTER] key or the + key will move you to the donations table
  928. for this donor. Pressing the - key will take you to the basic mail list.
  929.  
  930.  
  931. D. Donations
  932.  
  933. Donation information can be kept for each donor in the mail list. Each
  934. donation is individually tracked and linked to both a donor and an event so
  935. that the complete donation history for any donor may be reviewed. In the
  936. donations screen, a table is shown with all the donations for this donor.
  937. Initially, the first eight fields for each entry can be seen. By using the
  938. [LEFT] and [RIGHT] arrow keys, you can move between the field columns. More
  939. fields are available to the right of the screen and can be seen by
  940. continually pressing the [RIGHT] arrow key. You can move an entire screen
  941. at a time by pressing ^[RIGHT] and ^[LEFT]. ^[HOME] will take you to the
  942. furthest left field (Date Received) and ^[END] will take you to the
  943. furthest right field (Description).
  944.  
  945. The data fields for a donation are:
  946.  
  947. Date Rcd       The date the donation was made
  948. C/I            A single character indicates whether the donation is (C)ash
  949.                or an (I)tem
  950. Event          A 5 character code marks what the donation is for. I
  951.                recommend using 3 characters for the event and the last two
  952.                characters indicating the year of the event. For instance, a
  953.                donation from the 1990 fund appeal campaign would be marked
  954.                FAC90
  955. Num.           Each item within a campaign may optionally be numbered for
  956.                use within that campaign (ex. auction)
  957.  
  958.  
  959.                         13  :  Chapter 5  Edit Data
  960.  
  961. Type           Each event may use 2 letters to categorize a donation, these
  962.                codes are set in the Codes file.
  963. Value          The value of the donation
  964. Received       The value received for a donation, which is used when a
  965.                donated item is resold (ex. auction)
  966. TYL Date       The date a thank you letter was sent, used for generating
  967.                merge files for your word processor
  968. Solicitor      The solicitor of the donation
  969. Location       The current location of an item
  970. Description    A 40 character space for any special notes you want to keep
  971.                for this entry
  972.  
  973. You can edit the donation information by moving the cursor bar onto the
  974. donation and pressing the [ENTER] key. The screen will change to show you
  975. all the data for that entry and the editing controls will be in effect.
  976. When the last data field has been edited, you will be returned to the
  977. table.
  978.  
  979. The Type field is optional, but if it is not blank, then the code must be
  980. from the list defined in the Codes database. Whenever the Type field is not
  981. blank after editing that field, then a list of the donation codes is shown.
  982. Move the cursor bar over the code you want and press the [ENTER] key. The
  983. selected code will appear along with its description.
  984.  
  985. The cursor bar can be moved between donation entries by using the [UP] and
  986. [DN] arrow keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block
  987. of entries. By pressing ^[PGUP] you will be taken to the first entry.
  988. ^[PGDN] will take you to the last entry.
  989.  
  990. You can mark an entry to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing it
  991. again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  992. indicator will be shown in the upper right of the screen.
  993.  
  994. You can add an entry by pressing the [INS] key. A blank entry will be added
  995. and you will put into the editor, ready to enter the new information. If
  996. solicitation data is not already entered for this donor, a new solicitation
  997. record will be also be added.
  998.  
  999. Pressing the + key will move you to the mail list table screen. Pressing
  1000. the - key will take you to the solicitation data for this donor.
  1001.  
  1002.  
  1003. Zip Codes
  1004.  
  1005. Editing zip codes is done in a table format. All the zip codes are listed
  1006. in numeric order along with the city and state associated with that zip
  1007. code. Since there can be more than one city associated with a 5 digit zip
  1008. code, there may be a letter attached to the zip code number. This letter is
  1009. used to distinguish between the possible cities. A blank space is used to
  1010. identify the first of a series of duplicate zip code entries and is the
  1011. only distinguishing character necessary for non-duplicated zip codes.
  1012.  
  1013. The cursor bar can be moved between zip codes by using the arrow keys. The
  1014. [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block of zip codes. Pressing
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.                               14  :  rccDONOR
  1019.  
  1020. ^[PGUP] will take you to the first zip code. ^[PGDN] will take you to the
  1021. last zip code.
  1022.  
  1023. Pressing the [ENTER] key will allow you to edit the zip code at the cursor
  1024. bar. After entering all four values (the zip code, the distinguishing
  1025. letter, the city, and the state), you will be returned to the table list.
  1026.  
  1027. You can mark a zip code to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing
  1028. it again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion,
  1029. an indicator will be shown in the upper right of the screen.
  1030.  
  1031. You can add a zip code by pressing the insert [INS] key. A blank entry will
  1032. be added, ready to edit.
  1033.  
  1034.  
  1035. Events
  1036.  
  1037. Information about each event or campaign is kept in addition to a record of
  1038. all donations made to the event. In the event screen, a table is shown with
  1039. all the events listed. Initially, the event code, description, date of the
  1040. event, and budgeted income can be seen. By using the [LEFT] and [RIGHT]
  1041. keys, you can move between the field columns. More fields are available to
  1042. the right of the screen and can be seen by continually pressing the right
  1043. arrow key. You can move an entire screen at a time by pressing ^[RIGHT] and
  1044. ^[LEFT]. ^[HOME] will take you to the furthest left field (Code) and ^[END]
  1045. to the furthest right field (Actual Exp).
  1046.  
  1047. The data fields for an event:
  1048.  
  1049. Code           A 5 letter code which uniquely identifies an event. I
  1050.                recommend using 3 characters for the event and the last two
  1051.                characters indicating the year of the event. For instance, a
  1052.                donation from the 1990 fund appeal campaign would be marked
  1053.                FAC90
  1054. Description    You may put in a description of the event of up to 40
  1055.                letters
  1056. Date           The date of the event
  1057. Bdgt Inc       Budgeted event income
  1058. Bdgt Exp       Budgeted event expense
  1059. Actual Exp     Actual event expenses
  1060.  
  1061. You can edit the event information by moving the cursor bar onto the
  1062. donation and pressing [ENTER]. The screen will change so that you can see
  1063. all the data for that event in one spot and edit the event in the normal
  1064. way. When the last data field has been edited, you will be returned to the
  1065. basic table display.
  1066.  
  1067. The cursor bar can be moved between event entries by using the [UP] and
  1068. [DOWN] arrow keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block
  1069. of entries. By pressing ^[PGUP] you will be taken to the first entry.
  1070. ^[PGDN] will take you to the last entry.
  1071.  
  1072. You can mark an entry to be deleted by pressing [DEL]. Pressing it again
  1073. will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  1074. indicator will be shown in the upper right of the screen. Whenever an event
  1075.  
  1076.  
  1077.                         15  :  Chapter 5  Edit Data
  1078.  
  1079. is to be deleted, the donations are checked to determine whether there are
  1080. any assigned to this event. If there are, then you are warned, and then you
  1081. are asked to select a new event for those donations. This helps prevent
  1082. donations from being assigned to unknown events.
  1083.  
  1084. You can add an entry by pressing the [INS] key. A blank entry will be added
  1085. and you will put into the editor, ready to enter the new information.
  1086.  
  1087.  
  1088. Codes
  1089.  
  1090. There are two sets of code lists which are kept by the system. One list is
  1091. for categorizing donors. The other set of codes are used to categorize
  1092. donations. Only one list at a time is shown in the data area (table
  1093. format). The data list currently displayed is shown at the top of the
  1094. screen, next to the task label. You can change between the two list by
  1095. pressing the C key for the donor category codes and pressing the D key for
  1096. the donation codes.
  1097.  
  1098. The codes are listed in alphabetical order along with the code
  1099. descriptions. The cursor bar can be moved between codes by using the arrow
  1100. keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block of codes.
  1101. Pressing ^[PGUP] will take you to the first code. ^[PGDN] will take you to
  1102. the last code.
  1103.  
  1104. Pressing the [ENTER] key will allow you to edit the code at the cursor bar.
  1105. After entering the values (the code and the description), you will be
  1106. returned to the table list.
  1107.  
  1108. You can mark a code to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing it
  1109. again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  1110. indicator will be shown in the upper right of the screen.
  1111.  
  1112. You can add a code by pressing the insert [INS] key. A blank entry will be
  1113. added and will be ready to edit.
  1114.  
  1115.  
  1116. Searching
  1117.  
  1118. A. Search for Name
  1119.  
  1120. When the mail list is in alphabetical order by last name, only the first 10
  1121. letters of the last name are used. Those with the same last name then use
  1122. the first 10 letters of the first name to sort. Finally, the first 10
  1123. letters of the organization are used to further sort. The organization
  1124. sorting really is only important when there is no name associated with the
  1125. mail list entry. All the organizations entries with no first or last names
  1126. are sorted together at the beginning of the list.
  1127.  
  1128. To search for a name, enter the parts needed starting with the last name.
  1129. The search will find the name closest to the one you enter.
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.                               16  :  rccDONOR
  1137.  
  1138. B. Search for ID
  1139.  
  1140. Each mail list entry has a unique Donor ID associated with it. This Donor
  1141. ID is printed on the mailing labels and is used throughout the rccDONOR
  1142. program. Sometimes you need to look up an entry by the Donor ID. The number
  1143. can be from 1 to 5 digits long.
  1144.  
  1145. If the number cannot be found, a message will appear at the bottom of the
  1146. screen.
  1147.  
  1148.  
  1149. C. Search for Zip Code
  1150.  
  1151. When the mail list is in zip code order, the 5 digit zip code, the first 10
  1152. letters of the last name, and the first 10 characters of the organization
  1153. are entered for the search. The search is done in that order, first a match
  1154. on zip code, then on last name, and if those all match, then on the
  1155. organization.
  1156.  
  1157.  
  1158. D. Search for Organization
  1159.  
  1160. When the mail list is in organization order, the first 10 characters of the
  1161. organization are matched first and then the first 10 characters of the last
  1162. name are matched. Mail list entries without an organization are grouped
  1163. together at the start of the list (organization is blank).
  1164.  
  1165.  
  1166. E. Zip Code Search
  1167.  
  1168. The zip code list is kept in the order of the zip codes. You can search for
  1169. a particular zip code by entering the zip code number.
  1170.  
  1171.  
  1172. F. Event Search
  1173.  
  1174. Each event has a unique, 5 letter code associated with it. You may search
  1175. for an event entry by entering its code.
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                         17  :  Chapter 5  Edit Data
  1196.  
  1197.                                  6  Reports
  1198.  
  1199.  
  1200. There are six tasks which you can perform under the Reports topic. These
  1201. tasks become available from a "Drop Down Menu" when the Reports topic is
  1202. selected from the Main Menu. You can select a task by using the [UP] and
  1203. [DOWN] arrow keys to move the cursor over the desired task and then
  1204. pressing the [ENTER] key. Or, you can press the first letter of the desired
  1205. task, such as pressing the D key to get Donor Profiles.
  1206.  
  1207. The six tasks are:
  1208.  
  1209. Mail List              Print entries from the mail list
  1210. Labels/Pledge Sheets   Print addresses from the mailing list onto labels or
  1211.                        onto pledge sheets
  1212. Donor Profiles         Print information about donors and potential donors
  1213. Event Summaries        Print summary information about all the events
  1214. Word Processor Merge   Create a word processor merge file from donor
  1215.                        information
  1216. Zip Code Counts        Print the number of entries in the mail list for
  1217.                        each zip code
  1218.  
  1219.  
  1220. Basic Report Prompt
  1221.  
  1222. Most of the reports allow you to perform any of three actions. Towards the
  1223. bottom of the screen, the three controls for these actions are listed as: E
  1224. for editing the options unique to that report, S to select a filter to be
  1225. in effect during that report (see below), and P to start printing the
  1226. report.
  1227.  
  1228. Each report has several options allowing you to alter the form or
  1229. organization of a report. At the very least, each report has one option
  1230. setting allowing you to determine the destination of the report. Each
  1231. report and all the options available for it are described below.
  1232.  
  1233. In most cases, all the possible entries from the mailing list or other data
  1234. files will be used to generate a complete report. However, occasionally
  1235. only a subset of the total data available needs to be included in a report.
  1236. To determine the data records to include, a filter is selected which checks
  1237. each data record against a set of tests and decides whether to include that
  1238. record based on the test. A complete description of selecting and creating
  1239. filters is given later.
  1240.  
  1241. The command to start a report being created is 'Print Report'. However,
  1242. that term can be misleading. The report will only go the printer if the
  1243. direction option is set to P for the printer. By executing the 'Print
  1244. Report' task, you just begin generating the report, and it is created onto
  1245. whichever device the output direction option is set to (see below).
  1246.  
  1247. You may pause the printing action at any time by pressing the [ESC] key. A
  1248. box will appear on the screen telling you that printing has paused. If you
  1249. press the [ESC] key again, you cancel any further printing action. Pressing
  1250. any other key will resume printing. This pause/cancel option is available
  1251. when you print to either the screen, printer, or file.
  1252.  
  1253.  
  1254.                               18  :  rccDONOR
  1255.  
  1256. Direct Output to Screen, Printer, or File
  1257.  
  1258. The destination of each report can be set by editing the options. Most
  1259. reports have a set of option controls which can change the form or ordering
  1260. of the report. The last option for all reports is the output direction
  1261. option. Any report can be directed to the screen (S), the printer (P), or
  1262. to a file (F). What this means is that instead of only printing a report
  1263. onto your printer, you may also look at a report on the screen, or put the
  1264. report into a file.
  1265.  
  1266. You would direct the report to the screen in cases where you want to
  1267. quickly review a file without wasting paper or just to see if the report is
  1268. formatted the way you want it to look before committing it to paper.
  1269.  
  1270. You would direct the report to a file if you want to print it out later, or
  1271. if you want to incorporate it into another program, say a word processing
  1272. document or a spreadsheet. If you select the file direction, then you are
  1273. also asked for a name for the report file.
  1274.  
  1275.  
  1276. Filter Selection
  1277.  
  1278. A filter is a way of only printing out partial lists. Any report may have a
  1279. filter active when it is created, and so specialized reports can be
  1280. generated. For instance, you may print labels just for donors marked AA in
  1281. the category field and who have donated over $100.
  1282.  
  1283.  
  1284. A. Selection
  1285.  
  1286. Whenever you press S at any report prompt, you are shown a list of 9
  1287. previously defined filters. If one of the filter names is blank (no name)
  1288. then the filter is empty or undefined. Move the cursor bar over the name of
  1289. the filter you want and press the [ENTER] key.
  1290.  
  1291. The filter is initially set to ALL RECORDS whenever rccDONOR is started.
  1292. The ALL RECORDS filter also appears as the first entry in the filter list.
  1293. All the other entries are defined by the user. You can add a new entry to
  1294. the list by pressing the [INS] key, or by moving the cursor bar over a
  1295. blank entry and pressing the [F9] key. You may change any existing filter
  1296. (except for the ALL RECORDS filter) by moving the cursor bar over the
  1297. existing filter and pressing the [F9] key.
  1298.  
  1299.  
  1300. B. Editing
  1301.  
  1302. There are two components to a filter: its name and the filter conditions.
  1303. You are allowed to change either one when editing.
  1304.  
  1305. The name is used to identify the filter when selecting it from the list of
  1306. possible filters or to determine which filter is active when generating a
  1307. report.
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.                          19  :  Chapter 6  Reports
  1313.  
  1314. The filter conditions are a set of dBase III compatible commands which
  1315. logically determine whether to include a donor in the printout. The set of
  1316. possible commands and how they work together is more extensively discussed
  1317. in a later section. However, to simplify the most standard requests, there
  1318. are three different 'Set Screens' which can automatically create filter
  1319. commands. These screens can be selected by the function keys. [F2] will
  1320. allow you to set conditions based on the basic mailing list information.
  1321. [F3] will allow you to select conditions based on the category list of a
  1322. donor, and [F4] will allow you to set conditions based on the solicitation
  1323. information of a donor. Each of the 'Set Screens' (described below) will
  1324. add the appropriate commands to the filter conditions in the edit box. You
  1325. can alter these commands at any time by editing the filter.
  1326.  
  1327.  
  1328. C. Mail List Set Screen
  1329.  
  1330. Each of the mail list data fields are listed here as a potential range of
  1331. values. You may enter the starting and ending value of each field you want
  1332. to serve as a filter condition. The maximum and minimum values of each data
  1333. field are initially displayed. Only those fields which you change are
  1334. included in the final set of conditions. When you change the lower limit
  1335. (labeled as FROM), then those records which have a field value greater than
  1336. your entered value are selected for the report. When you change the upper
  1337. limit (labeled TO), then only those records with a value less than the
  1338. entered value are included. Changing both the upper and lower limits sets a
  1339. range of values which any record must fall between. If the upper and lower
  1340. limit are the same, then only records with values equal to the setting are
  1341. included.
  1342.  
  1343. The Donor ID is listed as a selectable field range, as is the title field.
  1344.  
  1345. You can also select the name from which to start printing. There are two
  1346. ways to approach this. If you want to treat the last name, first name, and
  1347. organization fields separately, you may do so. But you will often want to
  1348. create a joint name, such as when you want to print all records after Jane
  1349. Doe from the YMCA. In this case you will want to treat all three fields as
  1350. a single entity. You do this by entering Y in the field after the name
  1351. fields.
  1352.  
  1353. You can also select a range using the street address, the zip codes, or the
  1354. phone number.
  1355.  
  1356. Finally, you can select entries based on the last date they were edited.
  1357. This allows you to print a report of just those entries you've changed
  1358. within a specified period of time.
  1359.  
  1360. After setting all the conditions, you will be asked to confirm the limits
  1361. you've selected. A verbal description of the limits is displayed along with
  1362. a request to add the settings to the filter. Pressing Y will add the
  1363. appropriate commands to the filter definition.
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.                               20  :  rccDONOR
  1372.  
  1373. D. Category Set Screen
  1374.  
  1375. You may select a set of categories to include or exclude from the report.
  1376. Any categories entered here are matched against the categories in each
  1377. donor's record. If any of the categories match, then the donor's record is
  1378. considered a match. You also decide whether a matched record is to be
  1379. included in the report or excluded from the report.
  1380.  
  1381. The category codes may be entered manually by typing in the two letter
  1382. codes, separated with a comma. After the [ENTER] key is pressed, a list of
  1383. all the codes is displayed, with an X marking all the codes currently
  1384. assigned to this mail list entry. You may mark additional codes by moving
  1385. the cursor bar over the desired code and pressing the [SPACE] bar. Pressing
  1386. the [ENTER] key finishes the changes.
  1387.  
  1388. By entering the * character into the options, then if a donor is marked
  1389. with any category, that donor is a match. Only those donors with a blank
  1390. category field would not be considered a match.
  1391.  
  1392.  
  1393. E. Solicitation Set Screen
  1394.  
  1395. Each of the primary solicitation data fields are listed here as a potential
  1396. range of values. You may enter the starting and ending value of each field
  1397. you want to serve as a criteria. The maximum and minimum values of each
  1398. data field are initially displayed. Only those fields which you change are
  1399. included in the final set of conditions. When you change the lower limit
  1400. (labeled as FROM), then those records which have a field value greater than
  1401. your entered value are selected for the report. When you change the upper
  1402. limit (labeled TO), then only those records with a value less than the
  1403. entered value are included. Changing both the upper and lower limits sets a
  1404. range of values which any record must fall between. If the upper and lower
  1405. limit are the same, then only records with values equal to the setting are
  1406. included.
  1407.  
  1408. The fields are the total donations from a donor (the sum of all donations
  1409. from this donor) and the requested donation. Also, the solicitor field can
  1410. be used for matching.
  1411.  
  1412.  
  1413. Mail List Report
  1414.  
  1415. This procedure prints out the information from the basic mailing list
  1416. entries. The list includes the Donor ID, Name (with Title), Organization,
  1417. Street Address, Zip Code, and Phone Numbers. Each entry takes up one line.
  1418.  
  1419. The mail list report provides the standard set of command controls, and the
  1420. only option setting provided is the destination of the report.
  1421.  
  1422.  
  1423. Labels/Pledge Sheets
  1424.  
  1425. This report will generate either of two types of mailing address inserts.
  1426. Mailing Labels are printed on sheets with 3 labels across the page and
  1427. continuously down a page. This is a standard format for mailing labels.
  1428.  
  1429.  
  1430.                          21  :  Chapter 6  Reports
  1431.  
  1432. Pledge sheets are printed one across and 3 to a page. This is the standard
  1433. format for an insert which displays an address through a window envelope.
  1434.  
  1435. Both the labels and the pledge sheets are printed in order by zip code and
  1436. alphabetically by name within a zip code. The Donor ID appears in the upper
  1437. right, and then comes the name, the organization, and the address. If
  1438. either the name or the organization is blank, then the label is printed
  1439. without that line.
  1440.  
  1441. For the labels/pledge sheet report you have four options to edit. The first
  1442. is whether to print labels or pledge sheets. The next two are the offsets
  1443. for printing the address on a label or pledge sheet. The offset from the
  1444. top changes how far down on a label or pledge sheet the address appears.
  1445. The offset from the left changes how far over from the side edge the
  1446. address appears. The ranges allowed are shown, and the ranges are different
  1447. for a label than for a pledge sheet. Whatever values you select are
  1448. remembered for the next time you print. Independent values are kept for
  1449. labels and for pledge sheets.
  1450.  
  1451. The last option is where the report is to be sent. You can select sending
  1452. the report to your screen, to the printer, or to a text file.
  1453.  
  1454. When you print the report to a printer, you are given the opportunity to
  1455. test the alignment of the printer, since the alignment of labels or pledge
  1456. sheets is very important. This part of the procedure will let you print 6
  1457. sample labels (2 rows) or 3 sample pledge sheets (1 page) to test the
  1458. alignment. The samples are nonsense (X's and 9's) but are used to show how
  1459. a very large address would fit.
  1460.  
  1461. Pressing the Y key will print the sample set. After the set prints, you can
  1462. press Y again to print another sample set. When you are confident with the
  1463. allignment, you may press N (or press the [ENTER] key) to continue the
  1464. normal printing of the labels or pledge sheets.
  1465.  
  1466. Pressing the [ESC] key will halt all printing and return you to the control
  1467. screen.
  1468.  
  1469.  
  1470. Donor Profile
  1471.  
  1472. A donor profile report can consist of a short report or a long report. A
  1473. short report has a single line for each donor, including the donor's ID,
  1474. total amount donated, and name.
  1475.  
  1476. The long report has several lines for each donor separated by a double
  1477. line. Included in the report is mail list information for the donor, the
  1478. solicitation information, and a list of all the donations recorded for this
  1479. donor.
  1480.  
  1481. The entries in the donor profile can be listed in alphabetical order by
  1482. name or by the total donation amount (lowest values first, increasing to
  1483. the largest value last).
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.                               22  :  rccDONOR
  1490.  
  1491. The three options you are allowed to edit are to select a long or short
  1492. report, whether to list donors alphabetically or in order of their total
  1493. donations (smallest to largest), and where to direct the report.
  1494.  
  1495.  
  1496. Events Report
  1497.  
  1498. The event report prints one line for each event summarizing the information
  1499. for that event. The event code, description, date of the event, actual
  1500. income (from all donation entries), budgeted income, actual expenses, and
  1501. budgeted expenses are reported.
  1502.  
  1503. This report has only two commands. You may change (edit) the options of the
  1504. report by pressing the E key. Or you can start printing the report by
  1505. pressing P. There is no filter selection available for the events report.
  1506.  
  1507. The only option available to edit is where the report is to be sent. As
  1508. usual, you can select whether the report is sent to your screen, to the
  1509. printer, or to a text file.
  1510.  
  1511.  
  1512. Word Processor Merge
  1513.  
  1514. This routine prints a merge file to be used by your word processor, either
  1515. WordPerfect or Microsoft Word (see the Option Values task of the UTILITES
  1516. menu item). You can create letters to donors or customized reports in your
  1517. word processor using this procedure.
  1518.  
  1519. As with any report, you have three options. You may change (edit) the
  1520. options of the report by pressing the E key. You can select a set of
  1521. conditions or ranges to filter the entries you want in the report by
  1522. pressing the S key. Or you can start printing the report by pressing P. In
  1523. this case, the report is printed to a file in the mail merge format.
  1524.  
  1525. The set of options for this report is a list of the fields you may include
  1526. in the merge records. To include a field, set the value to 'Y'. To remove a
  1527. field from the merge file, set the value to 'N'. Initially, all the fields
  1528. are set to 'Y'.
  1529.  
  1530. You will then be asked to enter the name of the merge file to be created.
  1531. Remember the name of this file when performing the mail merge operation
  1532. from your word processor.
  1533.  
  1534. When you press the P key to start printing the merge file, if you have not
  1535. already set the name of the merge file, you will be asked to enter the
  1536. name. A merge file name must be entered.
  1537.  
  1538. You are then shown a list of the fields which will be included in the merge
  1539. file. This list is derived from your option selections. The field numbers
  1540. listed will be used by your word processing program during a merge
  1541. operation. You will want to keep track of these field numbers.
  1542.  
  1543. Press Y to continue using this field set. Press N if you want to cancel
  1544. this report and change the field list.
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.                          23  :  Chapter 6  Reports
  1549.  
  1550. Zip Code Counts
  1551.  
  1552. This report totals the number of mail list entries for each zip code. It is
  1553. useful when planning a mailing because it provides the zip code counts
  1554. necessary for bulk mailing and a total count needed to figure postage
  1555. costs. Be sure that when generating the report, you have the same filter
  1556. active that you use for printing the mailing labels.
  1557.  
  1558. This report function has the usual set of commands available, and the only
  1559. option you may edit is where to direct the report output.
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.  
  1604.  
  1605.  
  1606.                               24  :  rccDONOR
  1607.  
  1608.                                7  Log (Event)
  1609.  
  1610.  
  1611. There are five tasks which you can perform under the Log topic. The tasks
  1612. work on the donation log of one specific event. These tasks become
  1613. available from a 'Drop Down Menu' when the Log topic is selected from the
  1614. Main Menu. You can select a task by using the [UP] and [DOWN] arrow keys to
  1615. move the cursor over the desired task and then pressing the [ENTER] key.
  1616. Or, you can press the first letter of the desired task, such as pressing
  1617. the E key to get the Event Log Edit.
  1618.  
  1619. The five tasks are:
  1620.  
  1621. Select Event Log       Pick the event log to be used by the other tasks
  1622. Event Log Edit         Add or edit entries in the selected Event Log
  1623. Print Event Log        Print the Event Log
  1624. Word Processor Merge   Create a merge file for a word processor using
  1625.                        donation information
  1626. Value Recvd Entry      Enter the value received for each item in a Log
  1627.  
  1628.  
  1629. Select Event Log
  1630.  
  1631. The event log functions work on donations which have all been linked to the
  1632. same event. The donation list for an event is called the log, and so this
  1633. is where the event log is selected for the other tasks to work on.
  1634.  
  1635. You are shown an alphabetized list of defined events. The list shows the
  1636. event code followed by a colon and then the event description. The cursor
  1637. bar can be moved between mail list entries by using the [UP] and [DOWN]
  1638. arrow keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block of
  1639. entries. By pressing ^[PGUP] you will be taken to the first entry. ^[PGDN]
  1640. will take you to the last entry.
  1641.  
  1642. When the cursor bar is on the event you wish the log tasks to work on,
  1643. press the [ENTER] key to select it. The event description currently
  1644. selected will always appear in the upper part of a task screen, next to the
  1645. task description. You can quickly move to a specific event by entering the
  1646. event code.
  1647.  
  1648.  
  1649. Event Log Edit
  1650.  
  1651. The event log is displayed in one of two formats, either a table format
  1652. where several donation items are shown at one time or an expanded format
  1653. where one complete donation item is shown at a time (both are similar to
  1654. the mailing list formats)
  1655.  
  1656. A. Event Log Table
  1657.  
  1658. The log for an event is provided in a table format to allow quick
  1659. comparison and selection of entries. The list is in numeric order (by log
  1660. number) and includes all the data for a donated item. Initially, the
  1661. donation Number, Code, Description, Date Received, and Value are shown. By
  1662. using the [LEFT] and [RIGHT] arrow keys, you can move between the field
  1663.  
  1664.  
  1665.                        25  :  Chapter 7  Log (Event)
  1666.  
  1667. columns. More fields are available to the right of the screen and can be
  1668. seen by continually pressing the right arrow key. You can move an entire
  1669. screen at a time by pressing ^[RIGHT] and ^[LEFT]. ^[HOME] will take you to
  1670. the furthest left field (Number) and ^[END] will take you to the furthest
  1671. right field (Location).
  1672.  
  1673. The cursor bar can be moved between event log items by using the [UP] and
  1674. [DOWN] arrow keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a block
  1675. of entries. By pressing ^[PGUP] you will be taken to the first entry.
  1676. ^[PGDN] will take you to the last entry.
  1677.  
  1678. You can mark an entry to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing it
  1679. again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  1680. indicator will be shown in the upper right of the screen.
  1681.  
  1682. You can add an entry by pressing the [INS] key. A blank entry will be added
  1683. and you will put into the basic event log entry screen, ready to enter the
  1684. new information.
  1685.  
  1686. Pressing the [ENTER] key or the + key or the - key will move you to the
  1687. basic data entry screen for the event log.
  1688.  
  1689.  
  1690. B. Event Log Basic
  1691.  
  1692. The event log data can be edited one record at a time on the full screen.
  1693. All the basic information is listed here. At the top right of the screen is
  1694. the current date, the date this entry was created (Date Added) and the last
  1695. date this entry was changed (Last Edit). All of this information cannot be
  1696. directly edited.
  1697.  
  1698. The data fields to be entered and edited are:
  1699.  
  1700. Date Recvd     The date the item was received
  1701. Log No.        This is an optional number assigned to identify each item
  1702.                from an event as it is logged
  1703. Type           A 2 letter code to categorize donations within an event,
  1704.                these are set in the Codes database
  1705. Donor          The donor of an item is identified by their ID in the
  1706.                mailing list with the name and address of the donor shown
  1707.                next to the ID
  1708. Value          Value of the donated item
  1709. Descrip        A description of the item
  1710. Solicitor      The identification for the solicitor of this item
  1711. Date of TYL    Date thank you letter was sent to donor
  1712. Location       Current location of the item
  1713.  
  1714. You can change these data fields by pressing the E key. The cursor will
  1715. appear in the Date Received field, and you can switch between fields by
  1716. pressing the [ENTER] key or the arrow keys.
  1717.  
  1718. The Type field is optional, but if it is not blank, then the code must be
  1719. from the list defined in the Codes database. Whenever the Type field is not
  1720. blank after editing that field, then a list of the donation codes is shown.
  1721.  
  1722.  
  1723.  
  1724.                               26  :  rccDONOR
  1725.  
  1726. Move the cursor bar over the code you want and press the [ENTER] key. The
  1727. selected code will appear along with its description.
  1728.  
  1729. You can switch between entries by pressing [PGDN] (for the next entry) or
  1730. [PGUP] (for the previous entry). ^[PGDN] will show you the last log entry.
  1731. ^[PGUP] will show you the first entry.
  1732.  
  1733. The entries are in numeric order by the log number. You can search for any
  1734. entry by pressing the N key and then entering the log number.
  1735.  
  1736. You can mark an entry to be deleted by pressing the [DEL] key. Pressing it
  1737. again will remove the delete marker. If an entry is marked for deletion, an
  1738. indicator will be shown in the upper right of the screen.
  1739.  
  1740. You can add an entry by pressing the [INS] key. A blank entry will be added
  1741. and you will be put into the basic event log entry screen, ready to enter
  1742. the new information.
  1743.  
  1744. Pressing the [ENTER] key, the + key, or the - key will move you to the
  1745. event log table format.
  1746.  
  1747. In situations where you do not know the Donor ID of an entry in the mail
  1748. list, you can optionally search the mail list by name. You select this
  1749. option by pressing S and you are presented with a table of the names in the
  1750. mail list in alphabetical order. Move the cursor (using the standard cursor
  1751. controls for any list) over the name you want to select by using the cursor
  1752. keys, and then press the [ENTER] key. The Donor ID will be automatically
  1753. entered for this mail list entry.
  1754.  
  1755. Also, you may correct or add a name into the mailing list when necessary.
  1756. If you cannot find the donor in the alphabetical list, you can add a new
  1757. donor to the mailing list by pressing the [INS] key from the Select Donor
  1758. option. When you are looking at the alphabetical list of donors, press
  1759. [INS] and the screen will change to show you a blank mailing list entry
  1760. which you can then fill in. The standard editing controls are active. When
  1761. you are done, this entry will be added to the mailing list and you may then
  1762. select it from the list for this donation.
  1763.  
  1764. If you have entered a donor for the donation and you notice that the name
  1765. or address needs correcting, you can also change the current entry from the
  1766. Select Donor option. Press S to get the Alphabetical screen of donors. The
  1767. cursor should be on the selected donor. By pressing the + or - key, you
  1768. will be put into a full view of the mailing list entry for this donor with
  1769. the editing options active. You can make any changes you like to this mail
  1770. list entry. When you are done, you can again select this dongr, and the
  1771. corrected information will be displayed.
  1772.  
  1773.  
  1774. Print Event Log
  1775.  
  1776. The event log can be printed in 2 different ways and in 2 different orders.
  1777. You select whether to print all the log information with multiple lines for
  1778. each item in the extended format or just a quick log with a single line for
  1779. each item. You can print the list in item number order or grouped by type.
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.                        27  :  Chapter 7  Log (Event)
  1784.  
  1785. This report follows the same format as the other reports previously
  1786. described. It does not allow a filter to be selected. There are three
  1787. options which can be edited. The first two set whether to print the log in
  1788. long or short format and whether to print the list in numeric order (by log
  1789. number) or by the donation type. The third option determines where to
  1790. direct the report.
  1791.  
  1792.  
  1793. Word Processor Merge
  1794.  
  1795. This routine prints a merge file to be used by your word processor, either
  1796. WordPerfect or Microsoft Word (see the Option Values task of the UTILITES
  1797. menu item) for generating letters from the event log. You can create thank
  1798. you letters to donors using this procedure.
  1799.  
  1800. As with other reports, you have two options. You may change (edit) the
  1801. options of the report by pressing the E key. Or you can start printing the
  1802. report by pressing P. In this case, the report is printed to a file in the
  1803. mail merge format.
  1804.  
  1805. The WP Merge report has several options. First, is the option to create a
  1806. record for all the entries in the log, or just for those entries which do
  1807. not yet have a date assigned to the TYL Date field. If the 'U' option is
  1808. selected, then this routine searches the list for those entries which do
  1809. not have a date and generates the merge file from those items. The 'A'
  1810. option will include all the log entries.
  1811.  
  1812. Next, you can select whether to create a new merge file entry for each item
  1813. in the log, or you can collect up to 5 donations from a single donor into a
  1814. single merge record. The 'O' option creates a new merge record for each log
  1815. entry, repeating the donor information if needed. The 'M' option will try
  1816. to create one merge record for each donor, and collect all the donations
  1817. from that donor into the merge record. The number of items for a donor is
  1818. limited to 5, and then a new merge record repeating the donor information
  1819. will be created for the next set of 5.
  1820.  
  1821. The next option determines whether to set the TYL Date field of a record to
  1822. today's date. This is useful when generating Thank You Letters. Press the Y
  1823. key to set the date of any log entry included in the merge file. Pressing
  1824. the N key will leave the dates in the log unchanged.
  1825.  
  1826. The next set of options are a list of the fields you may include in the
  1827. merge records. To include a field, set the value to 'Y'. To remove a field
  1828. from the merge file, set the value to 'N'. Initially, all the fields are
  1829. set to 'Y'.
  1830.  
  1831. Finally, you will be asked to enter the name of the merge file to be
  1832. created. Remember the name of this file when performing the mail merge
  1833. operation from your word processor.
  1834.  
  1835. When you press the P key to start printing the merge file, if you have not
  1836. already set the name of the merge file, you will be asked to enter the
  1837. name. A merge file name must be entered.
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.                               28  :  rccDONOR
  1843.  
  1844. You are then shown a list of the fields which will be included in the merge
  1845. file. This list is derived from your option selections. The field numbers
  1846. listed will be used by your word processing program during a merge
  1847. operation. You will want to keep track of these field numbers.
  1848.  
  1849. Press Y to continue using this field set. Press N if you want to cancel
  1850. this report and change the field list.
  1851.  
  1852. The greeting field contains the "Greeting" entry from the mail list if the
  1853. entry is not blank. If the mail list "Greeting" entry is blank, then the
  1854. Name field is copied into this field. In a letter, this field is meant to
  1855. be used in the salutation, after 'Dear '.
  1856.  
  1857. There are two sample WordPerfect and two sample Microsoft Word merge files
  1858. included with the installation files. They are the primary files in a merge
  1859. operation and will properly use the secondary (data) files created with
  1860. this report. Modify them for your own use. RCCTY1PF is meant to be used
  1861. with reports for one donation per letter, and RCCTY5PF is meant to be used
  1862. for letters containing up to 5 donations. The files with the WP5 extension
  1863. are for WordPerfect 5.1, and the files with the MW5 extension are for
  1864. Microsoft Word. Please refer to the appropriate word processor's manual for
  1865. help in performing a merge operation.
  1866.  
  1867.  
  1868. Value Received Entry
  1869.  
  1870. The items donated to some events are resold at the event (such as auctions,
  1871. or rummage sales). After the event has been completed, you can enter the
  1872. final value received on each item (for later analysis). This routine
  1873. presents the event log in a table format. Only the log number, value of the
  1874. item, and item description are listed in the table, along with the value
  1875. received field. To enter the value received on an item, move the cursor
  1876. onto the row of the item and press the [ENTER] key. You will be put onto
  1877. the received field and allowed to enter the value. When you are done
  1878. entering the value and have pressed the [ENTER] key, the cursor will be
  1879. moved down to the next entry.
  1880.  
  1881. The cursor bar can be moved between auction items by using the [UP] and
  1882. down [DN] arrow keys. The [PGUP] and [PGDN] keys will move up and down a
  1883. block of entries. By pressing ^[PGUP] you will be taken to the first entry.
  1884. ^[PGDN] will take you to the last entry.
  1885.  
  1886. You can also quickly move to an item by just entering the Event Log number.
  1887.  
  1888.  
  1889.  
  1890.  
  1891.  
  1892.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.                        29  :  Chapter 7  Log (Event)
  1902.  
  1903.                                 8  Utilities
  1904.  
  1905.  
  1906. There are six tasks which you can perform under the Utilities topic. These
  1907. tasks become available from a "Drop Down Menu" when the Utilities topic is
  1908. selected from the Main Menu. You can select a task by using the [UP] and
  1909. [DOWN] arrow keys to move the cursor over the desired task and then
  1910. pressing the [ENTER] key. Or, you can press the first letter of the desired
  1911. task, such as pressing the R key to Rebuild Indexes.
  1912.  
  1913. The six tasks are:
  1914.  
  1915. Option Values         Change options for this system
  1916. Create/Convert Files  Create new data files to be used or convert data
  1917.                       files from older versions of rccDONOR
  1918. Rebuild Indexes       Pack data files and reindex
  1919. Field Options         Change the way some fields in the database are
  1920.                       defined
  1921. Validate All Data     Check each of the data files for common errors, and
  1922.                       optionally delete data with those errors
  1923. Info. on rccDONOR     The current version and how to register this copy of
  1924.                       rccDONOR
  1925.  
  1926.  
  1927. Option Values
  1928.  
  1929. The option routine allows you to customize rccDONOR for your particular
  1930. organization. You have two sets of options you can change.
  1931.  
  1932. Pressing E will let you set two configuration values. The first is your
  1933. organization's name. This name will appear on all reports and at the top of
  1934. all data entry screens.
  1935.  
  1936. The second configuration value is the type of word processor you use. This
  1937. setting affects the Word Processing Merge task in the Reports menu and in
  1938. the Log (event) menu. Both of those tasks create files useable by a word
  1939. processor when performing a mail merge operation. By setting the word
  1940. processor type here, then the task will add the appropriate mail merge
  1941. codes to the file. You can set the value to 'W' for WordPerfect or to 'M'
  1942. for Microsoft Word.
  1943.  
  1944. You must inform rccDONOR of your current printer. This information is used
  1945. for report generation. There are two codes used to change the printer into
  1946. high density (sometimes called compact) mode and to reset the printer. By
  1947. selecting a standard printer the correct codes are automatically generated
  1948. for you. You select a printer by pressing S and then move the cursor bar
  1949. over the printer name which most nearly matches your current printer. If
  1950. you do not see a matching printer, you can enter your own codes by adding a
  1951. new printer command set.
  1952.  
  1953. To enter a new printer, press the [INS] key from the list of printers. You
  1954. will then be asked for the name of this printer and the two control codes.
  1955. The codes are entered in a special format such that non printable ASCII
  1956. codes are surrounded by the CHR() function and ASCII print codes are
  1957. surrounded by double quotes (").
  1958.  
  1959.  
  1960.                               30  :  rccDONOR
  1961.  
  1962. In the case where you manually change the print format on your printer
  1963. before printing a report, you would want to make these two codes completely
  1964. blank. There is a NONE option available when selecting a printer, and that
  1965. setting will automatically provide blank codes for you.
  1966.  
  1967.  
  1968. Create/Convert Files
  1969.  
  1970. This routine is used to create new data files or convert files from older
  1971. RCCMail and rccDONOR formats into the current format. Each data file is
  1972. checked for its current status. If the file is the current version, then
  1973. that status is shown and you may not do anything else. If no file is found,
  1974. then you may create a new data file for the current version. If an older
  1975. version of the data file is found, then the appropriate conversion
  1976. procedure is given as an option. You select which actions to perform by
  1977. entering Y in the box before each data type. Typically, you will select all
  1978. the options listed. You must also enter Y at the bottom of the screen to
  1979. tell the system to go ahead.
  1980.  
  1981. Although the file creation process is very quick, the conversion process
  1982. takes a fairly long time depending on the size of your data files.
  1983.  
  1984.  
  1985. Reindex Data Files
  1986.  
  1987. This procedure is used to pack and index your data files. When you mark
  1988. entries for deletion in any data file, you do not actually remove the data
  1989. from the file. Instead, the data record is marked for future deletion in a
  1990. procedure called packing.
  1991.  
  1992. On the screen, you will see a box for each data file. Within each box is a
  1993. list of the ways that data is organized (indexed). When you pack the data
  1994. or in case the index files somehow get corrupted, you will want to reindex
  1995. the files. You can indicate which index you want rebuilt (usually all of
  1996. them within a data box) by entering Y at the beginning of each list item.
  1997.  
  1998. You must also enter Y at the bottom of the screen to tell the system to go
  1999. ahead.
  2000.  
  2001. During the execution, you will see the current activity displayed at the
  2002. top of the screen. You will also see the number of records in each file
  2003. displayed at the top of each data box. The number will change after a pack
  2004. is completed to show you the new (smaller) number of entries left in the
  2005. data file (when records have been deleted). When an index has been rebuilt,
  2006. an asterisk will appear at the start of the index description.
  2007.  
  2008.  
  2009. Field Options
  2010.  
  2011. There is currently one field in the solicitation data base which can have
  2012. its definition changed. That field is the Total Donations field. The
  2013. parameters that define total donations are set here. Press the T key to
  2014. edit the parameters.
  2015.  
  2016.  
  2017.  
  2018.  
  2019.                         31  :  Chapter 8  Utilities
  2020.  
  2021. The Total Donations field is the sum of the donations made by a donor. You
  2022. can restrict the donations summed by setting a date range; setting whether
  2023. to just count cash or item donations, or both; and whether to restrict
  2024. donations made to a specific event. By default, the date range is set from
  2025. January 1, 1980 (01/01/80) to December 31, 1999 (12/31/99). You can change
  2026. the range to a single year of interest. For instance, all of 1991 would be
  2027. in the range 01/01/91 to 12/31/91.
  2028.  
  2029. When all the values defining the Total Donations field have been set, then
  2030. all the Total Donations fields for all the donors will be recalculated.
  2031.  
  2032.  
  2033. Validate Data
  2034.  
  2035. This procedure is used to check the validity of the data in the files. You
  2036. select which data files to check and which types of errors are to be
  2037. automatically marked for deletion.
  2038.  
  2039. On the screen, you will see a box for each of the main data files. Within
  2040. each box is a list of the errors that will be checked within that file. You
  2041. decide which data files are to be checked by entering a Y at the top of the
  2042. box and leave the boxes marked N for files to be skipped.
  2043.  
  2044. If a record within an examined file is found to have and error, you can
  2045. have the program automatically mark the record to be deleted. All errors
  2046. found will cause a message to be generated, and if you want an error to
  2047. automatically mark a record to be deleted, enter a Y at the error
  2048. description.
  2049.  
  2050. You will also need to indicate whether the error report should go to the
  2051. screen, the printer, or to a data file, just as you would for any of the
  2052. reports. After this entry has been made, rccDONOR will examine all the
  2053. selected files. This procedure will take quite a while to complete,
  2054. depending on the size of the data files.
  2055.  
  2056.  
  2057. Info. on rccDONOR
  2058.  
  2059. This task will display a brief message about the current version of the
  2060. rccDONOR program and how to get hold of someone to help with any problems
  2061. you may encounter. You may also generate a registration form from this
  2062. menu. When you press R, a registration form will be printed out on your
  2063. printer which you can fill out and send to Irwin Computer Engineering. This
  2064. form is similar to the one shown in Chapter 10, and either can be used for
  2065. registering your copy of rccDONOR.
  2066.  
  2067.  
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.                               32  :  rccDONOR
  2079.  
  2080.                              9  Filter Commands
  2081.  
  2082.  
  2083. Filters are a way to choose just some of the mailing list to include in a
  2084. report. The ideas behind filters are pretty simple, although the simple
  2085. ideas can be combined in complex ways.
  2086.  
  2087. A filter acts in a way similar to what the name would suggest. Out of all
  2088. the names in the mailing list, some are kept (filtered) for a report and
  2089. the rest are discarded from the report, just as a water filter only allows
  2090. the desired, pure water to pass through.
  2091.  
  2092. A filter is made from a set of tests. Each record is tested by the filter,
  2093. and those which pass the test are kept for the report. The simplest test is
  2094. a single, individual criteria. Several criteria can be combined into
  2095. complex tests (filters).
  2096.  
  2097.  
  2098. Individual Criteria
  2099.  
  2100. An example of a typical test would be whether a donor had a particular zip
  2101. code. First we must decide how to express that we are looking at the zip
  2102. code. Since the zip code is part of the basic mailing list information, it
  2103. appears in the RCCMAIL file, and we express the zip code as:
  2104.  
  2105.      rccmail->zip_code
  2106.  
  2107. This all appears as one connected set of letters, no spaces. The underlined
  2108. is important in the above expression.
  2109.  
  2110. Now that we know how to say what we are looking at, we need to show what
  2111. test we are performing. Since we are looking for a single zip code (say
  2112. 93101), then we want the zip code to be equal to the value we want. We
  2113. express this statement as:
  2114.  
  2115.      rccmail->zip_code="93101"
  2116.  
  2117. This little test can either pass or fail. We can also say that the test is
  2118. true or false. This test can be a complete filter all by itself, and what
  2119. it does is say that each record has its zip code checked. When the zip code
  2120. equals 93101 then the test is true for that record and the report will
  2121. print that record.
  2122.  
  2123. These single tests are important for filter criteria. Besides equality, a
  2124. test can check whether a value is greater than another value (>), less than
  2125. another value (<), greater than or equal to another value (>=), less than
  2126. or equal to another value (<=), or not equal to another value (<>).
  2127.  
  2128. The way these tests work make sense when we are talking about numbers, but
  2129. how about for names and letters. When we compare names or any field where
  2130. letters are allowed (called strings) then we are talking about alphabetical
  2131. order. For instance,
  2132.  
  2133.      rccmail->last_name="IRWIN"
  2134.  
  2135.  
  2136.  
  2137.                      33  :  Chapter 9  Filter Commands
  2138.  
  2139. says that the test is true when the last name is the same as (equals)
  2140. IRWIN. But, we can also say
  2141.  
  2142.      rccmail->last_name>="IRWIN"
  2143.  
  2144. and this means that any record with a last name greater than or equal to
  2145. IRWIN is true. In this case, anyone whose last name is after IRWIN
  2146. alphabetically is also true. Less than or equal to (<=) would mean any name
  2147. before IRWIN alphabetically or equal to IRWIN would be true.
  2148.  
  2149. There is an additional test specifically for strings, and that is appears
  2150. in ($). For example, we can test whether someone has the category code AA
  2151. in its category settings with the expression:
  2152.  
  2153.      "AA"$rccmail->category
  2154.  
  2155. This would be described as AA appearing in the rccmail category field.
  2156.  
  2157.  
  2158. Combining Criteria
  2159.  
  2160. These single tests are important, but the more complex filters are created
  2161. by combining several of these tests at once. Two tests are connected by one
  2162. of three statements:
  2163.  
  2164. .AND.     This word combines two tests such that both tests must be true
  2165.           for the combined test to be true
  2166.  
  2167. .OR.      This word combines two test such that if one of the tests or the
  2168.           other test or both tests are true, then the combined test is
  2169.           true.
  2170.  
  2171. .XOR.     This combines two tests so that if one test is true or the other
  2172.           test is true but not both tests are true, then the statement is
  2173.           true.
  2174.  
  2175. Parenthesis are used to group individual tests, and also to group together
  2176. combination statements in any order you require. Tests within a set of
  2177. parenthesis are tested together before the next set of parenthesis are
  2178. tested.
  2179.  
  2180. For example, if you want to filter records so that only people with zip
  2181. codes in the range 93000 to 93999 are selected, the filter statement would
  2182. be:
  2183.  
  2184.      (rccmail->zip_code>="93000")
  2185.      .AND.(rccmail->zip_code<"94000")
  2186.  
  2187. Another test would be for donors who have given more than $100, or who live
  2188. in the 93101 through 93130 zip code areas, or both.
  2189.  
  2190.      ((rccmail->zip_code>=93101)
  2191.      .AND.(rccmail->zip_code<=93130))
  2192.      .OR.(rccsolic->total_don>=100)
  2193.  
  2194.  
  2195.  
  2196.                               34  :  rccDONOR
  2197.  
  2198. This example shows how the zip code test is grouped together before the
  2199. donation test by the parenthesis.
  2200.  
  2201. You should not need to create your own filter from scratch very often. More
  2202. likely, you will want to modify a test created by the set screens. Every
  2203. time a set screen is used, the tests selected are added to the previous
  2204. filter conditions by an .OR. combining word. You should always check the
  2205. entire filter after you've used the set screens. Make sure that the
  2206. combined criteria is testing in the way you want it to. The set screens
  2207. will try and combine criteria for you, but the combinations they create may
  2208. not be the combinations you meant to occur.
  2209.  
  2210.  
  2211.  
  2212.  
  2213.  
  2214.  
  2215.  
  2216.  
  2217.  
  2218.  
  2219.  
  2220.  
  2221.  
  2222.  
  2223.  
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.  
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.                      35  :  Chapter 9  Filter Commands
  2256.  
  2257. Command Reference Summary
  2258.  
  2259. Individual tests are expressed as:
  2260.  
  2261. x = y     x must be equal to y
  2262. x > y     x must be greater than y
  2263. x < y     x must be less than y
  2264. x >= y    x must be greater than or equal to y
  2265. x <= y    x must be less than or equal to y
  2266. x <> y    x must not be equal to y
  2267. x $ y     x must appear in y
  2268.  
  2269. Individual tests are combined with:
  2270.  
  2271. x.AND.y   Both x and y must be true
  2272. x.OR.y    x or y or both must be true
  2273. x.XOR.y   x or y true, but not both
  2274.  
  2275. The result of a test can be reversed by:
  2276.  
  2277. .NOT. x   Requires x to be false
  2278. !x        Same as .NOT. x
  2279.  
  2280.  
  2281. Parenthesis group tests together and sets the order of evaluating tests:
  2282.  
  2283. ((x .AND. y) .OR. z)
  2284.      The x .AND. y combined tests are evaluated first, and then the result
  2285.      .OR. z is evaluated
  2286.  
  2287.  
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.  
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.                               36  :  rccDONOR
  2314.  
  2315.                                10  Shareware
  2316.  
  2317.  
  2318. Shareware distribution gives users a chance to try software before buying
  2319. it. If you try a Shareware program and continue using it, you are expected
  2320. to register. Individual programs differ on details -- some request
  2321. registration while others require it, some specify a maximum trial period.
  2322. With registration, you get anything from the simple right to continue using
  2323. the software to an updated program with printed manual.
  2324.  
  2325. Copyright laws apply to both Shareware and commercial software, and the
  2326. copyright holder retains all rights, with a few specific exceptions as
  2327. stated below. Shareware authors are accomplished programmers, just like
  2328. commercial authors, and the programs are of comparable quality. (In both
  2329. cases, there are good programs and bad ones!) The main difference is in the
  2330. method of distribution. The author specifically grants the right to copy
  2331. and distribute the software, either to all and sundry or to a specific
  2332. group. For example, some authors require written permission before a
  2333. commercial disk vendor may copy their Shareware.
  2334.  
  2335. Shareware is a distribution method, not a type of software. You should find
  2336. software that suits your needs and pocketbook, whether it's commercial or
  2337. Shareware. The Shareware system makes fitting your needs easier, because
  2338. you can try before you buy. And because the overhead is low, prices are low
  2339. also. Shareware has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use
  2340. the product, you don't pay for it.
  2341.  
  2342.  
  2343. Registering rccDONOR
  2344.  
  2345. rccDONOR is a "shareware program" and is provided at no charge to the user
  2346. for evaluation.  I encourage you to share it with other organizations, but
  2347. please do not give it away altered or as part of another system.  The
  2348. essence of "user-supported" software is to provide personal computer users
  2349. with quality software without high prices, and yet to provide incentive for
  2350. programmers to continue to develop new products.
  2351.  
  2352. If you find this program useful and find that you are using rccDONOR and
  2353. continue to use rccDONOR after a reasonable period of time, you must make a
  2354. registration payment of $100.00 to Irwin Computer Engineering. The $100.00
  2355. registration fee will license one copy for use on any one computer at any
  2356. one time.  You must treat this software just like a book. An example is
  2357. that this software may be used by any number of people and may be freely
  2358. moved from one computer location to another, so long as there is no
  2359. possibility of it being used at one location while it's being used at
  2360. another. Just as a book cannot be read by two different persons at the same
  2361. time. Site-License arrangements may be made by contacting Irwin Computer
  2362. Engineering. A registration form appears at the end of this section, in the
  2363. file REGISTER.DOC included with this package, or a form can be generated
  2364. from the Info. on rccDONOR task of the Utility menu.
  2365.  
  2366. Anyone distributing rccDONOR for any kind of remuneration must first
  2367. contact Irwin Computer Engineering for authorization. This authorization
  2368. will be automatically granted to distributors recognized by the (ASP) as
  2369. adhering to its guidelines for shareware distributors, and such
  2370.  
  2371.  
  2372.                         37  :  Chapter 10  Shareware
  2373.  
  2374. distributors may begin offering rccDONOR immediately (however Irwin
  2375. Computer Engineering must still be advised so that the distributor can be
  2376. kept up-to-date with the latest version of rccDONOR). Please see the
  2377. VENDOR.DOC file for more information and an authorization form.
  2378.  
  2379. You are encouraged to pass a copy of rccDONOR along to other non-profit
  2380. organizations for evaluation.  Please encourage them to register their copy
  2381. if they find that they can use it.  All registered users will receive:
  2382.  
  2383.      - the latest version of the rccDONOR system
  2384.      - a printed, bound copy of the manual
  2385.      - extensive support (see below)
  2386.      - a subscription to "For What It's Worth", a newsletter of tips and
  2387.      ideas for fundraising using rccDONOR
  2388.  
  2389.  
  2390. Where to Register
  2391.  
  2392. You can order by sending check, cash or money order to Irwin Computer
  2393. Engineering (see the registration form below) or with MC, Visa, Amex, or
  2394. Discover from the Public (software) Library by calling 1-800-2424-PsL or
  2395. 713-524-6394 or by FAX to 1-713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470.
  2396. These numbers are for orders only. To insure that you get the latest
  2397. version, PsL will notify us the day of your order and we will ship the
  2398. product directly to you. Any questions about the status of the shipment of
  2399. the order, refunds, registration options, product details, technical
  2400. support, volume discounts, dealer pricing, site licenses, etc, must be
  2401. directed to Irwin Computer Engineering (see Support below). You can also
  2402. mail credit card orders to PsL at P.O.Box 35705, Houston, TX 77235-5705.
  2403.  
  2404. rccDONOR is also part of the CompuServe registration program. If you have
  2405. an account with CompuServe, then after logging in, enter GO SWREG. Once
  2406. there, you will be allowed to register rccDONOR with your normal CompuServe
  2407. payment method. The Registration ID number for rccDONOR is 108.
  2408.  
  2409.  
  2410. Support
  2411.  
  2412. Support for rccDONOR will be provided for 120 days after registration.
  2413. Questions, problems, compatibility issues, and bug reports all fall under
  2414. the definition of "support". Problems involving a specific hardware
  2415. environment, software environment, or a feature of rccDONOR, and which
  2416. require a significant alteration of rccDONOR, will be solved at the
  2417. discretion of the author. If this type of modification of rccDONOR has been
  2418. rejected, and the problem was reported within the support period, the
  2419. registration fee will be refunded.
  2420.  
  2421. Support can be provided in any of three ways: mail, CompuServe, or
  2422. telephone.
  2423.  
  2424.  
  2425.  
  2426.  
  2427.  
  2428.  
  2429.  
  2430.  
  2431.                               38  :  rccDONOR
  2432.  
  2433. A. Mail
  2434. The address for mail support:
  2435.  
  2436.      Alan Irwin
  2437.      Irwin Computer Engineering
  2438.      P.O. Box 1748
  2439.      Goleta, CA 93116
  2440.  
  2441. Please include a complete description of the problem, a sample (if
  2442. appropriate), a description of the system on which you are running rccDONOR
  2443. (hardware and software environment), and your address and phone number. I
  2444. will either respond by phone or by mail.
  2445.  
  2446. B. CompuServe
  2447. My CompuServe ID is 71370,1513. I regularly sign on to CompuServe and will
  2448. typically respond within a day. Please include a complete description of
  2449. the problem, a sample (if appropriate), a description of the system your
  2450. are running rccDONOR on (hardware and software environment), and your phone
  2451. number.
  2452.  
  2453. C. Telephone
  2454. My office number is (805) 564-2400. There is an answering machine available
  2455. 24 hours a day.
  2456.  
  2457.  
  2458. Ombudsman
  2459.  
  2460. This program is produced by a member of the Association of Shareware
  2461. Professionals (ASP). ASP wants to make sure that the shareware principle
  2462. works for you. If you are unable to resolve a shareware-related problem
  2463. with an ASP member by contacting the member directly, ASP may be able to
  2464. help. The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an
  2465. ASP member, but does not provide technical support for members' products.
  2466. Please write to:
  2467.  
  2468.      ASP Ombudsman
  2469.      545 Grover Road
  2470.      Muskegon, MI 49442
  2471.  
  2472. or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  2473. 70007,3536.
  2474.  
  2475.  
  2476.  
  2477.  
  2478.  
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.                         39  :  Chapter 10  Shareware
  2491.  
  2492.                          RCCDONOR REGISTRATION FORM
  2493.  
  2494. Contact Name:  ____________________________________________________________
  2495. Organization:  ____________________________________________________________
  2496. Address:  _________________________________________________________________
  2497. City, State, Zip:   _______________________________________________________
  2498. Telephone:     ____________________________________________________________
  2499. Date rccDONOR First Obtained  __________ Obtained From:  __________________
  2500. Disk Format:   5.25" [ ] 3.5" [ ]
  2501.  
  2502. Answers to the following questions are optional, but will help me to
  2503. further develop rccDONOR and other information management programs for
  2504. non-profit organizations:
  2505.  
  2506. 1) What is the purpose or mission of your organization?
  2507.  
  2508.  
  2509. 2) What do you like about rccDONOR?
  2510.  
  2511.  
  2512. 3) What features would you like to see added to rccDONOR?
  2513.  
  2514.  
  2515. 4) What other information management programs do you have?
  2516.  
  2517.  
  2518. 5) What other information management programs do you see a need for?
  2519.  
  2520.  
  2521. 6) How did you hear about rccDONOR?
  2522.  
  2523.  
  2524. 7) What type of computer and peripherals do you use?
  2525.  
  2526.  
  2527. 8) Additional comments:
  2528.  
  2529. Send this registration form and $100.00 registration fee to:
  2530.  
  2531.      Alan Irwin
  2532.      Irwin Computer Engineering
  2533.      P.O. Box 1748
  2534.      Goleta, CA  93116
  2535.      (805) 564-2400
  2536.  
  2537.                                    Index
  2538.  
  2539.           AUTOEXEC.BAT  2                    Filter  19
  2540.           Codes  7, 16                          Category Set Screen  20
  2541.              Donation  16                       Combining Criteria  34
  2542.              Donor  16                          Command Reference  36
  2543.              Editing  16                        Commands  33
  2544.              RCCCODES  7                        Editing  19
  2545.              Selecting Donation  14, 26         Individual Criteria  33
  2546.              Selecting Donor  11, 20            Mail List Set Screen  20
  2547.           CONFIG.SYS  2                         Selection  19
  2548.           Create/Convert Files  31              Solicitation Set Screen
  2549.           Donations  6, 13, 25                    21
  2550.              Donor  13                       Getting Started  2
  2551.              Editing  13                     How to Use This Manual  1
  2552.              Event  25                       ID Searching  17
  2553.              RCCDITEM  6                     Info. on RCCDonor  32
  2554.              Selecting Codes  14, 26         Installation  2
  2555.           Donor Profile Report  22           Introduction  1
  2556.           Edit Data Menu  10                 Key Conventions  1
  2557.           Editing  8                         Labels/Pledge Sheets Report
  2558.              Codes  16                            21
  2559.              Donations  13                   Log (Event) Menu  25
  2560.              Event Log  25                   Mail List  6, 10
  2561.              Events  15                         Basic  11
  2562.              Mail List  11, 27                  Donations  13
  2563.              Solicitation  12                   Editing  11, 27
  2564.              Zip Codes  14                      RCCMAIL  6
  2565.           Event Log  25                         Report  21
  2566.              Basic  26                          Searching  12, 16
  2567.              Editing  25                        Select Entry  27
  2568.              Report  27                         Solicitation  12
  2569.              Select  25                         Sort Order  10, 12
  2570.              Table  25                          Table  10
  2571.              Value Received Entry  29        Main Menu  9
  2572.              Word Processor Merge  28        Microsoft Word  5, 23, 28,
  2573.           Events  7, 15                           30
  2574.              Editing  15                     Name Searching  16
  2575.              RCCEVENT  7                     Notes  13
  2576.              Report  23                      Option Values  30
  2577.              Searching  17                   Organization Searching  17
  2578.           Field Options  31                  Overview  6
  2579.           Files  4                           Quit  9
  2580.              Convert Data  31                RCCCODES  7
  2581.              Create Data  31                 RCCDITEM  6
  2582.              Create Execution  3             RCCEVENT  7
  2583.              Definition  6                   RCCMAIL  6
  2584.              Reindex  31                     RCCSOLIC  6
  2585.              Temporary  5                    RCCZIP  6
  2586.  
  2587.           Reindex Data Files  31             Zip Codes  6, 14
  2588.           Report Output (Screen,                Count Report  24
  2589.                Printer, File)  19               Editing  14
  2590.           Reports  18                           RCCZIP  6
  2591.              Donor Profile  22                  Searching  17
  2592.              Event Log  27
  2593.              Events  23
  2594.              Filter Selection  19
  2595.              Labels/Pledge Sheet  21
  2596.              Mail List  21
  2597.              Output Direction  19
  2598.              Prompt  18
  2599.              Word Processor Merge  23,
  2600.                28
  2601.              Zip Code Counts  24
  2602.           Reports Menu  18
  2603.           Screen Definitions  7
  2604.           Searching  16
  2605.              Event  17
  2606.              ID  17
  2607.              Mail List  12
  2608.              Name  16
  2609.              Organization  17
  2610.              Zip Code  17
  2611.           Select  27
  2612.              Event Log  25
  2613.              Mail List Entry  27
  2614.           Shareware  37
  2615.           Solicitation  6, 12
  2616.              Editing  12
  2617.              Notes  13
  2618.              RCCSOLIC  6
  2619.           System Requirements  2
  2620.           Target Audience  1
  2621.           Total Donations  31
  2622.           Utilities  30
  2623.              Create/Convert Files  31
  2624.              Field Options  31
  2625.              Option Values  30
  2626.              Reindex Data Files  31
  2627.              Validate Data  32
  2628.           Utilities Menu  30
  2629.           Validate Data  32
  2630.           Value Received Entry  29
  2631.           Word Processor Merge
  2632.              Event Log  28
  2633.              Report  23
  2634.           WordPerfect  5, 23, 28-30
  2635.           Zip Code Searching  17
  2636.  
  2637.